虚拟商务会议礼仪小贴士

Virtual 会议s are here to stay; they are the future! 像面对面的会议一样,虚拟会议应该是有效的、简洁的和专业的. 你的客户和其他参与者应该感到被重视.

“我知道  会忘记你说过的话  会忘记你的所作所为,但是  永远不会忘记你是怎么做的 感觉.”

maya Angelou

成功的会议和鼓励积极参与的关键技巧.

开会前

外观

  • 虚拟风格: 设计一种虚拟的利记在线网址风格. 你是代表 是你的公司,所以要为这个场合盛装打扮. 采取虚拟会议 认真,看起来专业. 确保你的肢体语言是恰当的 看镜头.
  • 照明和框架:使用 在你的电脑上的摄像头,看看你的周围环境将是什么样子的 参与者. 你需要是可见的(不要太暗或太亮).
  • 团体规模及观众: 考虑你的团队的规模和 观众,你继续,并考虑你将如何进行一个虚拟会议.

行动

  • 邀请及会议信息: 发送这种关联, 密码、日期、日期和时间(包括时区),请与会者回复 给他们一个最后期限.
  • 备份计划说明:  If 出现技术困难时,确保参与者知道备选方案, 如电话拨号号码.
  • 议程: 有 一份(即使很简短)议程,包括会议的时间安排 最后,如果你要包括休息,等等.
  • 准备(精神)做好心理准备,保持积极乐观 准备好应对技术难题、对话延迟、误解, 有争议的时刻和分歧. 坚持任务,有礼貌,幽默 在不舒服的情况下保持谦逊. 是亲切的.
  • 准备(会议): 像你一样准备好参加会议 利记在线网址对利记在线网址的会议呢.
  • 虚拟会议工具/应用程序: 懂得如何使用虚拟 会议工具,如聊天框、共享屏幕和应用程序.
  • 测试运行 & 设备: 试运行一次虚拟会议. 得到 熟悉摄像机、麦克风、聊天工具和共享文档等设备. 使 在开会之前,确保所有设备都运转正常.

会议

介绍 & 管理通胀预期

  • 守时: 准时或早到(主持人应提前5分钟开始会议). 如果你要迟到或需要提前离开会议,要让主人知道.
  • 声音 & 视频检查:  确保每利记在线网址都能被看到 ,听到.

让参加者知道 它们不能清晰地通过——无论是互联网(屏幕死机),还是声音 (麦克风)或视频(相机).

  • 技术问题 & 后备计划: 确保参与者 知道发生技术问题时的拨号号码(大多数平台) 让你拨号进入会议).  说 比如:“有一个网络连接问题,让我们转移到 拨号.”
  • 反应时间: 请注意,这将会花费人们额外的一两秒钟 回应或加入对话. 这就利记在线难辨别了 如果说话的人讲完了,特别是如果有网络滞后的时间. 此外,参与者可能会犹豫,不确定别人是否会这么做 说话.
  • 介绍如欢迎大家来参加会议.以任何介绍开始 辨认出谁在打电话,谁可能失踪了.
  • 议程调整/概述: 检查议程上的任何调整 快速概述即将召开的会议.
  • 提前离开/提前离开:  告知谁可能离开会议 早一点,让别人知道挥一挥手就走是很好的. 如果你需要离开 出乎意料的是,当谈话停顿时,举起你的手说:“我 需要签字,会议很好,谢谢.”

应该做的事

  • 视频/相机:  显示 起来,打开你的相机/视频. 一个只有你名字的黑盒子或屏幕 你对参与的感觉不感兴趣.
  • 听: Be 有意的, 保持现在的, 看镜头是真实的, 清理你的办公桌, 沉默的你的电话,并做笔记.
  • 讲清楚:  说话清晰、缓慢、得体 信心.  记住音质 可能不是很好. 请确保根据需要静音和取消静音.  别忘了如果你是别人能听到你吗 不是沉默,所以不要做一个侧面的冷嘲热讽-可能会尴尬或 尴尬的!
  • 时间: Be 意识到时间,确保在视线内有一个时钟.

不该做的事

  • 不要打断:  从不礼貌而且非常 在虚拟平台上令人困惑.
  • 不要对着麦克风大喊: 喊着扭曲了 声音.
  • 避免干扰例如孩子、宠物和外面的噪音 (静音).
  • 不要吃: 无需详细说明.  
  • 饮料: 把饮料放在身边,但不要放在视线范围内. 如果你需要 喝一杯,小心地喝一杯.
  • 运动: 不要四处走动和/或不规律地移动.

结束会议

  • 简短的总结: 保持简短,包括后续事项的提醒.
  • 分型:  感谢每一利记在线网址 time.  顺利地结束会议 专业是关键,这是最后的印象.

帖子 会议

  • 追问: 发送一封感谢邮件、会议总结和/或任何信息 要求立即. 
  • 在虚拟会议中没有讨论: 通过电子邮件询问是否有 任何需要解决的问题或项目,但没有出现在虚拟 会议.

祝你好运,会议愉快!